​El documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA – Cuando aplique – se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria.

Este documento es fundamental para que los contribuyentes puedan soportar costos y deducciones en la declaración de renta. Las empresas deben utilizar una plataforma autorizada para reportar la información de los pagos a sus empleados, detallando el salario, las deducciones aplicadas y el valor final recibido por el trabajador.

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contar con una serie de requisitos establecidos en la Resolución 000013 de 2021 Artículo 5:

1. Estar denominado.
2. Identificación completa del sujeto obligado.
3. Identificación del beneficiario del pago.
4. CUNE.
5. Numeración consecutiva.
6. Valores devengados de nómina – deducidos de nómina y total de acuerdo con el Anexo Técnico.
7. El medio de pago utilizado.
8. Fecha y hora de generación.
9. La firma digital del sujeto obligado.
10. Identificación del software.

Deben emitir nómina electrónica:

• Todos los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario que realicen pagos o abonos en cuenta por una vinculación laboral o legal.
• Empresas que paguen pensiones y requieran soportar estos pagos como costos y deducciones en su declaración de renta.

Casos en los que no es obligatorio emitirla:

• Personas naturales que, aunque tengan empleados, no están obligadas a declarar renta.
• Empresas o personas jurídicas que no sean declarantes de renta ni de ingreso y patrimonio.
• Contribuyentes pertenecientes al régimen simple de tributación.

Aunque no sea obligatorio en estos casos, se recomienda llevar un control adecuado de la nómina para una mejor gestión contable.

Toda retribución que haga el empleador al trabajador debe ser reportada. Esto incluye:

• Salario base y bonificaciones.
• Prestaciones sociales (cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios, vacaciones, etc.).
• Pagos en especie, como alimentación, hospedaje y dotación.
• Deducciones aplicadas, como aportes a seguridad social y retenciones.

El reporte de estos valores permite que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomar los costos y deducciones que correspondan.

La transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica debe realizarse dentro de los primeros 10 días del mes siguiente al que corresponda el pago.

Si una empresa paga nómina de forma quincenal, debe consolidar la información mensualmente y reportarla dentro del plazo establecido.

Además, estos documentos deben conservarse por un período mínimo de cinco años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente a su elaboración o expedición.

La implementación de la nómina electrónica conlleva múltiples ventajas, entre ellas:

• Facilita la declaración de renta: permite usar los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la DIAN.
• Optimiza la trazabilidad de los pagos: al desmaterializar los comprobantes fiscales, se facilita su consulta y gestión.
• Acceso a servicios electrónicos avanzados: como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
• Mejora la organización financiera: al mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables.