Es un fondo fijo de dinero destinado a cubrir gastos menores o urgentes, como papelería, parqueaderos, transporte o refrigerios. No se usa para pagos recurrentes ni obligaciones grandes.

Se maneja en efectivo y su monto suele ser limitado, definido por la empresa según su operación.

Importante: Nunca debe usarse para pagar nómina, obligaciones tributarias o compras de alto valor.

       ·         Usarla sin soportes o comprobantes válidos

·         Prestar dinero personal desde la caja

·         No llevar un control diario de ingresos y egresos

·         No tener políticas claras sobre su uso

·         No reembolsar o reponer oportunamente el fondo

1. Define un monto fijo:

   Establece un valor base de la caja menor según la necesidad del área o empresa. Puede ser de $200.000, $500.000 o más, dependiendo del movimiento.

2. Asigna un responsable:

   Debe ser una persona encargada de custodiar y administrar la caja. También tendrá que responder por el uso adecuado de los recursos.

3. Crea un formato de control:

   Diseña un registro de caja menor donde se detalle cada gasto:

   • Fecha
   • Valor
   • Concepto
   • Tercero
   • Número de soporte
   • Saldo restante
4. Exige comprobantes:

   Todo egreso debe estar respaldado por una factura válida o comprobante de egreso, firmado por quien recibe y autorizado por quien aprueba.

5. Haz arqueos periódicos:

   Verifica que el saldo físico coincida con el saldo contable. Hazlo semanal o quincenalmente para detectar errores o faltantes.

6. Reembolsa y cierra mensualmente:

   Cuando el fondo se agota o finaliza el mes, haz el reembolso con todos los soportes y deja el registro cerrado con firma del responsable y aprobación contable.

• Digitaliza los comprobantes para archivarlos mejor.
• Usa consecutivos en los registros para facilitar auditorías.
• Evita entregar anticipos sin soporte ni control.
• Informa a todos los colaboradores qué gastos son válidos y cuáles no.