COMÓ MANEJAR CORRECTAMENTE LA CAJA MENOR EN TU EMPRESA

La caja menor es una herramienta clave en cualquier empresa, pero muchas veces no se le da el manejo adecuado. Ya sea porque se usa sin control, no se documenta o se confunde con el “dinero de bolsillo”, su mal manejo puede traer desorden contable y sanciones.
En este artículo te explicaremos qué es la caja menor, cómo debe manejarse correctamente y qué buenas prácticas puedes aplicar para tenerla bajo control.
Es un fondo fijo de dinero destinado a cubrir gastos menores o urgentes, como papelería, parqueaderos, transporte o refrigerios. No se usa para pagos recurrentes ni obligaciones grandes.
Se maneja en efectivo y su monto suele ser limitado, definido por la empresa según su operación.
Importante: Nunca debe usarse para pagar nómina, obligaciones tributarias o compras de alto valor.
· Usarla sin soportes o comprobantes válidos
· Prestar dinero personal desde la caja
· No llevar un control diario de ingresos y egresos
· No tener políticas claras sobre su uso
· No reembolsar o reponer oportunamente el fondo
- Define un monto fijo:
Establece un valor base de la caja menor según la necesidad del área o empresa. Puede ser de $200.000, $500.000 o más, dependiendo del movimiento.
- Asigna un responsable:
Debe ser una persona encargada de custodiar y administrar la caja. También tendrá que responder por el uso adecuado de los recursos.
- Crea un formato de control:
Diseña un registro de caja menor donde se detalle cada gasto:
- Fecha
- Valor
- Concepto
- Tercero
- Número de soporte
- Saldo restante
- Exige comprobantes:
Todo egreso debe estar respaldado por una factura válida o comprobante de egreso, firmado por quien recibe y autorizado por quien aprueba.
- Haz arqueos periódicos:
Verifica que el saldo físico coincida con el saldo contable. Hazlo semanal o quincenalmente para detectar errores o faltantes.
- Reembolsa y cierra mensualmente:
Cuando el fondo se agota o finaliza el mes, haz el reembolso con todos los soportes y deja el registro cerrado con firma del responsable y aprobación contable.
- Digitaliza los comprobantes para archivarlos mejor.
- Usa consecutivos en los registros para facilitar auditorías.
- Evita entregar anticipos sin soporte ni control.
- Informa a todos los colaboradores qué gastos son válidos y cuáles no.
La caja menor no debe ser una “caja chica sin control”. Con una buena política, formatos claros y seguimiento, puedes convertirla en una herramienta útil, segura y eficiente.